Un año en la sede de Venca

Custodio Pareja.- Detrás de los catálogos que se amontonan en las mesas de centro de numerosos hogares españoles se esconde una empresa con 600 empleados. Se trata de Venca, una compañía con sede en Vilanova i la Geltrú (Barcelona) filial del grupo francés 3 Suisses International. Venca está especializada en la venta de moda y otros artículos a través de catálogo, un modelo que intenta sustituir en gran parte por la distribución online. La plantilla de Venca es estable, ya que la empresa da trabajo a hombre y mujeres de los alrededores del municipio catalán. Las mujeres dominan en todos los departamentos de la empresa excepto en el almacén. ¿Cuáles son los pasos que sigue una prenda de ropa hasta que llega al catálogo o la web? Modaes ha realizado un recorrido por el interior de las instalaciones de Venca.Primera parte del ciclo El funcionamiento de Venca está dividido en dos ciclos. En el primero se engloba todo el trabajo relacionado con la creación de la colección, la homologación de los patrones y la parte creativa correspondiente al catálogo en papel y al catálogo online. 1. Diseño de la colección Venca diseña gran parte de su colección, pero parte de ella viene marcada por 3 Suisses International. Un año antes de que salgan al mercado, el equipo creativo empieza a buscar tendencias, telas y colores que se ajusten a su público. Cuarenta personas impulsan este departamento, que intenta plasmar el estilo mediterráneo en la colección que produce la empresa. La temporada se programa y se empieza a diseñar un año antes, de esta manera, el equipo de diseñadores de Venca en estos momentos está ultimando la colección otoño/invierno 2010 e ideando la colección primavera/verano 2011. 2. Homologación Una vez el equipo de diseño ya tiene la colección lista, siete técnicos de calidad son los encargados de homologarla antes de que pase a producción. Ellos son los responsables de supervisar que el patrón sea correcto y de que podrá ser comercializado sin ningún tipo de problema. Cada uno de los técnicos de calidad comprueban una media de cinco o seis patrones al día. 3. Creación del catalogo y fabricación de las prendas Ya homologada la colección, los patrones pasan a fabricarse para su posterior venta. En paralelo, el departamento creativo ya está trabajando en el catálogo físico y online. Catorce personas forman los departamentos de diseño gráfico, maquetación y fotografía. Ellos son los responsables de que el catálogo esté a punto. El próximo que se entregará será el de otoño/invierno 2010, que saldrá al mercado el 15 de agosto. Ese día, alrededor de 1,5 millones de ejemplares habrán llegado al 80% del territorio español, y la web ya mostrará las colecciones. Cada año se preparan dos catálogos principales (primavera-verano y otoño-invierno) de los cuales se editan 1,5 millones de ejemplares, aunque a lo largo del año se van editando catálogos monográficos. La suma de los catálogos principales y de los monográficos hace un total de 20 millones de ejemplares. El catálogo está creado por completo en la sede central y el departamento creativo se encarga de montar las sesiones fotográficas y de buscar las localizaciones que se necesitarán, casi siempre en un entorno mediterráneo. Cuando las prendas ya están fotografiadas se realizan los retoques, como por ejemplo comprobar el color de las prendas y asegurarse de que son fieles al original. 4. Imprenta Cuando ya está todo maquetado y cada foto contiene la descripción de la prenda y el precio se envía a Eurohueco, la imprenta externa con la que trabaja Venca. Eurhueco está ubicada en Castellbisbal (Barcelona), a 60 Kilómetros de la sede de Venca. Durante todo el año se idean aproximadamente dieciocho catálogos, entre los que figuran dos principales (destinados a las colecciones de Primavera/Verano y Otoño/Invierno), y ediciones especiales con ofertas como “New arrivals” o “Precios anticrisis”.Segunda parte del ciclo El próximo 15 de agosto, el cliente recibirá en su casa el catálogo y comenzará a decantarse por unas prendas u otras. Un callcenter (centro de recepción de llamadas) se ocupará de los pedidos que el cliente realice. Almacén y logística harán lo necesario para que todos los productos demandados sean expedidos con la mayor brevedad posible. 5. Callcenter Con una capacidad de recepción de hasta 40.000 llamadas diarias y 200 personas de nueve de la mañana a nueve de la noche, se recogen los pedidos que entran en Venca por fax, correo, e-mail y teléfono. El callcenter de Venca, que gestiona unas 10.000 llamadas y mil consultas por e-mail cada día, es un hervidero de actividad, con mujeres hablando constantemente por teléfono, con descansos cada hora. En septiembre y enero se producen los picos de llamadas más importantes del año porque es el momento en que se lanza el catálogo, pero con la venta online estos picos han disminuido y se han repartido un poco más a lo largo del año, según explican desde Venca. Cuando el cliente ha terminado de realizar su pedido, el sistema lo transmite al instante al departamento de logística, donde pueden llegar a gestionarse hasta 20.000 pedidos al dia. 6. Almacén Renovado en septiembre de 2006, el almacén de Venca cuenta con 42.000 metros cuadrados de superficie donde se acumulan todas las referencias que conforman las colecciones. En total, Venca genera 15.000 referencias por colección, además de 300 productos de marcas externas, como Adidas, Converse y Nike. El trabajo dentro de almacén consiste en preparar los pedidos para su futura expedición, un proceso que se realiza con el sistema de picking dinámico. En el almacén trabajan de forma simultánea hasta veinte carros, llevados por operarios y con capacidad para 200 prendas. Cuando el carro está llenos (un proceso que dura una hora y media) se enviará a expedición.7. Expedición Venca cuenta con dos muelles de mercancías, uno de carga (con capacidad para cuatro camiones) y otro de entrada, donde los proveedores descargarán todos los productos antes de que el catálogo sea envíado a los clientes. El momento de más actividad en el muelle de entrada es en julio, un mes antes de presentar las colecciones. Para evitar el colapso deben pedir hora para descargar. Venca trabaja con 1.500 proveedores, del grupo o propios, de varias partes del mundo, como por ejemplo España, India, Marruecos o Europa del Este, según la especialización de cada territorio. Cada carro llega a uno de los operarios de las cintas mecánicas que llevarán el artículo hasta los camiones. Antes de subirse a la cinta, las prendas son empaquetadas y etiquetadas según su destino y forma de envio. Cuando se realiza un pedido, Venca ofrece la posibilidad de hacer la entrega de varias maneras. Por correo sería la vía tradicional. Dentro del almacén existe una pequeña oficina de la empresa postal, ya que debido al volumen de Venca se ha firmado un convenio con la empresa para agilizar los pedidos. Otra forma de envio es la mensajería: para ello trabajan con la empresa española MRW, que se compromete a entregar el paquete en un máximo de 48 horas. La última formula es el Punto-pack, un punto de recogida donde Venca envía el producto para que el cliente lo pueda recoger y así evitar que un pedido no se entregue por ausencia en el hogar, por ejemplo. Los puntos suelen ser floristerías o tintorerías, comercios que hagan largas jornadas y permanezcan abiertos la mayor parte del día. 8. Márketing Para que todo este proceso sea posible es necesaria una campaña de márketing que haga que el público quiera comprar en Venca. La comunicación va dirigida casi por completo a la mujer, ya que dentro del público objetivo de la empresa, la mujer es un cliente potencial que reúne un 80% de las ventas que realizan. En estos momentos, las ventas de Venca se dividen en un 30% por internet y un 70% por catalogo. En el caso de Internet, las clientas de Venca tienen una edad de entre 25 y 45 años y un mayor poder económico que las del catálogo, cuya edad se sitúa entre 25 y 65 años. Venca también se ha lanzado a la venta a pie de calle. La primera y única tienda de Venca en España está localizada en Barcelona. Este establecimiento nació con el objetivo de ser un lugar para que la clienta se pudiese probar la prenda, realizar su pedido o tomar un café. Los responsables de Venca se dieron cuenta de que las clientas querían comprar las prendas en ese mismo momento y así nació la tienda, para cubrir esa necesidad de inmediatez que necesitan algunos sectores de mercado.